社会人の皆さんは、仕事上の相談事や報告事項など、上司にメールを送信する事が多いと思います。
このメールを使ったコミュニケーションは、連絡手段として確立してはいますが、中には誤った文章や失礼に値する言葉を気付かずに使用している場合もあるようです。
今回は、上司へのメール送信する場合に、使ってはいけない言葉や書き方などについてご紹介いたします。
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上司のメールボックスは、どういう状況？
メールが伝達手段として発達し、皆さんも日々受信メールは溜まっている事と思います。あなたでさえメールチェックに苦労しているのであれば、上司がどういう状況なのか、容易に想像がつくと思います。
特に管理職の方のメールボックスは、社内各方面からのワークフローなどの承認依頼や、取引先からの連絡、経営層からの依頼メールや部下からの相談事項などで溢れかえっているのです。
役職が上になればなる程、その傾向は増す一方です。全てのメールにきちんと目を通すのは至難の業です。
中には、メールの確認だけで一日が終わってしまうという方もいますし、メールの題名で判断して余り目を通さないという場合もあります。
この様な状況であるからこそ、メールは簡潔に分かりやすく書き、電話や対面で補足する事が重要となります。
ようするに、「メールを送ったから良いや」という考えは止めた方が良いですよ！
書いてはいけない言葉
上司へメールを送信するに当たり、通常で使っている言葉の中には失礼に値する言葉もありますので、言葉遣いには十分注意しましょう。
例えば、「分かりました」という言葉は目上の人に対して使ってしまうと失礼に当たりますので、
「かしこまりました」「承知致しました」
という謙譲語を使いましょう。
また、よく「了解です」「了解しました」という言葉を使うと思いますが、この言葉は上から相手を見て、許す場合に使う言葉です。
お客様や目上の人には決して使ってはいけない言葉ですから、
「かしこまりました」「承知いたしました」
と変えるように心がけましょう。
よく使う言葉の中には「大丈夫です」という言葉がありますが、この言葉は完全に自分主体の発言であり、目上の人は「判断するのはお前じゃないぞ」、と不快に思うこともありえますので、
「差し支えありません」
などの言葉に置き換えましょう。
この他にも上司に不快な思いをさせてしまう言葉としては、「頑張ってください」も当てはまります。
これも目上の人に対して使うと大変な失礼に当たりますので、
「ご成功をお祈りいたします」
とした方が良いでしょう。
逆に書いても良い言葉
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ご紹介のように、よく文章で使う言葉でも、目上の方に使うべきか迷う言葉があるかと思いますが、ここでは使っても良い言葉についてご紹介します。
まず「各位」という言葉ですが、
よく社内の文書などで用いますよね。この言葉自体が敬称ですので、上司向けのメールに用いても失礼に当たりません。
また、「くれぐれもご自愛ください」という言葉も大丈夫です。
こちらは、そもそもが目上の方向けに用いる表現となっています。
それから「取り急ぎ」という言葉ですが、
「様々な儀礼や説明を省略し、要件だけを伝える」という意味で一般的にはよく使用されます。
こちらは解釈を変えると、「とにかく連絡だけは早くしようとしたために、文章の確認なども行っていませんし、誤字脱字があるかも知れません」と捉えられる可能性もあります。
なので、上司や目上の方に対しては「用件のみで、失礼致します」のように言いかえて敬意を表ようにしてください。
まとめとして
上司へのメールの書き方を説明してきましたが、メールを送信する時の最重要ポイントは、「メールを使った方が良いかどうか」
を見極めることです。
上司にすぐに伝えるべき内容であれば、メールではなく電話や直接話す方が賢明です。
上司へのメール送信の仕方のご参考になれば幸いです。
