仕事上で請求書を送る機会は結構あるものです。
でも、改めて請求書の送り方を問われると、
「送り方のマナーは決まってるのか？」
とか思ってしまいます。
そして、
「どう書いて出せばいいのだろう？」
と迷ってしまいます。
大切なお客様への請求書なので、なんのトラブルもなく確実に送りたいものです。
この記事ではそんな請求書の送り方や、
郵送するにあたり気を付けるべきことについてお話ししたいと思います。
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請求書を送るにあたり準備するもの
まずは長形３号の封筒を用意します。長形３号の封筒ですと、Ａ４サイズの用紙を３つ折りにした状態でちょうど入る大きさになります。
予め封をするためのノリやテープ等がついているものや、
宛先のところが窓あきになっているものを用いるのもいいでしょう。
窓付きの場合は、請求書を封筒に入れて相手の住所、氏名が見えるか確認する必要があります。
中身が透けにくいように二重になっているものや、裏地に模様がついているものがいいです。
封筒の表面に「請求書在中」と手書きしてもいいですが、スタンプを用意すると便利ですね。
スタンプは１００円ショップでも買うことができます。
封筒の表面の宛名記入の仕方はどうすればいい？
封筒の宛名記入の仕方ですが、
郵便番号は、
郵便番号を記入するための枠のあるものはその中にきちんと記入します。
番号枠の無いものは封筒の上部に数字で記入してください。
住所ですが、
郵便番号を記入したした欄から約一文字分のスペースを空けて、送付先の住所を書き始めます。
その際には都道府県名から記入しましょう。
現在であれば郵便番号さえきちんと記入されていれば、都道府県名や市区町村までの記入は省いても配達はしてもらえます。
しかし、受け取る側の印象からしましても、
省かずにきちんと書かれていますと印象はいいです。
送付先の会社名ですが、
住所より一文字下げて書き始めるといいです。
その際、会社名は正式名称で書き、（株）や（有）なども省略せずにきちんと書いてください。
また、会社名の下に「御中」などは書く必要はありません。
そして、会社名と並ぶように、
役職名を書き、個人名に「様」を付けて書きます。
この場合、会社名より一回り大きな文字で書くようにしてください。
個人名がわからない場合には、部署名を書きその下に「ご担当者様」と書くこともできます。
そして最後に「請求書在中」と手書きするか、スタンプを押します。
封筒の裏面への記入の仕方
裏面の差出人の書き方ですが、
その書く位置ですが、
郵便番号枠がない場合は、
郵便番号を住所の上の部分に正しく数字で書きます。
そして、全体に封筒の左側に寄せて書くようにしてください。
最後に封筒の左端の上部に、送付日である年号や月日を書きます。
封筒の裏面に郵便番号枠の有るものはその中に番号を記入し、
郵便番号の下側に住所、氏名を書いてください。
郵便番号枠が封筒の下部にある場合は、その上側に住所、氏名を書きます。
つまり、
郵便番号枠の有るものは、その下側か上側に住所・氏名を書きますが、
郵便番号枠の無いものは封筒の左側に寄せて書くといいわけです。
書留はだめ！？請求書は普通郵便で送ると良い
請求書の送付の際、普通郵便で送るのが一般的と言えます。もし、書留などのように対面受け取りの方法で送りますと、
送付先の相手の都合によりましては、受け取るのが難しくなる場合があります。
また注意点として、
請求書は「信書」に該当します。
なので、普通郵便以外の方法で郵送する場合には送付方法の諸条件を確認しておくことも必要です。
信書を送ることができない郵便サービス
ゆうパック ゆうメール ゆうパケット クリックポスト
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まとめとして
請求書を郵送で送る方法についてお話ししました。封筒は、Ａ４サイズの請求書を３つ折りにして、ぴったり入る長形３号の封筒を使用するといいということでした。
できれば封をするためのノリやテープなどがついていて、あて名のところが窓あきになっているものもいいです。
また、中身が透けないものを選ぶようにしましょう。
郵便番号はもちろんですが、住所も都道府県からきちんと書くようにしましょう。
会社名や部署名、担当者名等もしっかり書いてください。
そして、請求書を送る際には書留などのような方法ではなく、普通郵便で送るのが一般的ということでした。
